European Student Identifiers (ESI) – TUDa App

Stand: 10. Juli 2025

english Version below

Bedingungen
für die Nutzung des European Student Identifiers (ESI) in der TUDa-App

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind Informationen, mit deren Hilfe eine natürliche Person bestimmbar ist, also Angaben, durch die Personen identifizierbar sind. Dazu gehören insbesondere Namen, E-Mail-Adressen, Personal-, Matrikelnummern oder Telefonnummern. Aber auch Daten über Vorlieben, Hobbies, Mitgliedschaften oder auch Informationen über Webseiten, die aufgesucht wurden, zählen zu personenbezogenen Daten.

Art der gespeicherten Daten, Zweck und Rechtsgrundlagen, Löschungsfristen

Für die Erstellung und Nutzung des European Student Identifiers werden folgende personenbezogenen Daten erhoben und verwendet:

  • Studienort TU Darmstadt
  • Matrikelnummer

Die Form ist nach europäischen Vorgaben folgendermaßen: 

urn:schac:personalUniqueCode:int:esi:tu-darmstadt.de:<code>

<code> entspricht der Matrikelnummer an der TU Darmstadt.

Der ESI wird im Identitätsmanagement der TU Darmstadt erzeugt. Der ESI wird in der TUDa App nur angezeigt, er wird nicht an weitere Systeme weitergegeben und hat keine weiteren Funktionalitäten.

Der ESI wird im Rahmen des „Erasmus+-Programms“ von Hochschulen, Mobilitätsplattformen (wie Erasmus Without Paper, EWP) und weiteren an der Verwaltung von Studierendenmobilität beteiligten Systemen genutzt.

Die Zielgruppen sind insbesondere:

  • Heimat- und Gastuniversitäten zur Identifikation der Studierenden
  • „Erasmus-verwaltende Systeme“ (z. B. für das Management von Learning Agreements, Grant Agreements etc.)

Der ESI dient der eindeutigen Identifikation einer*m Studierenden im europäischen Hochschulraum. Er ermöglicht es, Mobilitätsdaten zwischen verschiedenen Institutionen und Systemen sicher und eindeutig auszutauschen, ohne dass persönliche Daten mehrfach übermittelt werden müssen.

Konkret soll er:

  • für die Authentifizierung und Identifikation bei elektronischen Mobilitätsprozessen (z. B. bei Online Learning Agreements, Nominierungen, Transcript of Records),
  • zur Erleichterung von Datenübermittlungen zwischen Institutionen im Erasmus-Programm (über Erasmus Without Paper)
  • sowie für die langfristige Nachvollziehbarkeit der Mobilitätsvorgänge im Hochschulnetzwerk genutzt werden.

Die Erhebung und Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten sind durch Art. 6 I a DSGVO gedeckt. Nach Exmatrikulation erlischt der ESI, da er an die Einschreibung der Hochschule gebunden ist. Der digitale Studierendenausweis inkl. ESI werden in der App nicht mehr angezeigt.

Name und Anschrift des Verantwortlichen

Technische Universität Darmstadt
Karolinenplatz 5
64289 Darmstadt
Telefon: +49 6151 16-01
Internet: www.tu-darmstadt.de

Bei Anfragen oder Beschwerden zum Datenschutz können Sie sich mit den Datenschutzbeauftragten der Technischen Universität Darmstadt in Verbindung setzen.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Technische Universität Darmstadt
Der behördliche Datenschutzbeauftragte
Karolinenplatz 5
64289 Darmstadt
Internet: www.tu-darmstadt.de/datenschutz

Rechte und Beschwerdemöglichkeiten

Ich habe das Recht, mich bei datenschutzrechtlichen Problemen bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Kontaktadresse der Aufsichtsbehörde der Technischen Universität Darmstadt:

Der Hessische Datenschutzbeauftragte
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
E-Mail an HDSB (Kontaktformular): https://datenschutz.hessen.de/kontakt
Telefon: +49 611 1408-0
Telefax: +49 611 1408-611

Ich habe gegenüber der Technischen Universität Darmstadt folgende Rechte hinsichtlich meiner gespeicherten personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft,
  • Recht auf Berichtigung oder Löschung,
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung,
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
  • Recht auf Datenübertragbarkeit, in einer gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Form (ab dem 25. Mai 2018).

Ich kann die hier erteilte Einwilligung jederzeit gem. Art 7 Abs. 3 DSGVO widerrufen, ohne dass mir daraus Nachteile entstehen. Den Widerruf kann ich per E-Mail an studierendenservice@tu-darmstadt.de senden.

deutsche Version oben

Terms and conditions
for using the European Student Identifier (ESI) in the TUDa app

Key terminology used in this document

  • The GDPR – General Data Protection Regulation (2016/679) is the new EU Regulation on Data Protection, which came into force on 25 May 2018.
  • A Data Controller is the person, organisation or institution who decides the purposes for which, and the means by which, personal data is processed.
  • A Data Subject is the individual the personal data relates to.
  • Personal Data means any information relating to a data subject that can be used to identify this living individual directly or indirectly. This includes, in particular, names, e-mail addresses, personnel numbers (staff registration codes) and student identification numbers (Matrikelnummer) or telephone numbers. However, personal data also includes information about interests, hobbies, memberships or even information about websites that have been visited.

Nature of the personal data collected, purpose and legal basis for processing, erasure periods

The following personal data will be collected and processed to create and use the European Student Identifier:

  • Study location TU Darmstadt 
  • Student identification number (Matrikelnummer)

The form is designed as follows in accordance with European specifications: 

urn:schac:personalUniqueCode:int:esi:tu-darmstadt.de:<code>

<code> is equivalent to the student identification number (Matrikelnummer) at TU Darmstadt.

The ESI is generated in TU Darmstadt’s identity management (IDM) system. The ESI will only be displayed in the TUDa app; it is not passed on to other systems and has no additional functionalities.

The ESI is used by universities, mobility platforms (such as Erasmus Without Paper –EWP), and other systems that are involved in managing student mobility as part of the Erasmus+ Programme. The target groups are in particular:

  • Home and host universities using the ESI to identify students;
  • Erasmus-managing systems using the ESI to manage learning agreements, grant agreements etc.

The ESI is used to uniquely identify a student in the European Higher Education Area. It enables the secure and unambiguous exchange of mobility data between different institutions and systems without having to transmit personal data multiple times.

Specifically, it is to be used:

  • For authentication and identification in electronic mobility processes (such as online learning agreements, nominations, transcripts of records);
  • For facilitating data transfers between institutions in the Erasmus programme (via Erasmus Without Paper);
  • And for long-term traceability of mobility processes in the university network.

Article 6(1)(a) GDPR covers the collection and processing of personal data.

After de-registration (Exmatrikulation), the ESI expires because it is linked to the student’s enrolment status at a specific institution of higher education. The digital student ID card including the ESI will no longer be displayed in the app.

Name and address of the Data Controller

Technical University of Darmstadt
Karolinenplatz 5
64289 Darmstadt
Phone: +49 6151 16-01
Internet: www.tu-darmstadt.de

In case of questions or complaints regarding data protection, please contact the data protection officers of Technical University of Darmstadt.

Contact details of the Data Protection Officer

Technical University of Darmstadt
The Data Protection Officer 
Karolinenplatz 5 
64289 Darmstadt
Internet: www.tu-darmstadt.de/datenschutz

Rights and options for lodging complaints

I have the right to lodge a complaint with the respective supervisory authority in case of data protection issues.

Contact address of the supervisory authority responsible for Technical University of Darmstadt:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Hessian Commissioner for Data Protection and Freedom of Information)
Postfach 3163 
65021 Wiesbaden
Email to HDSB (contact form): https://datenschutz.hessen.de/kontakt
Phone: +49 611 1408-0 
Fax: +49 611 1408-611

I have the following rights against Technical University of Darmstadt regarding my stored personal data:

  • Right of access,
  • Right to rectification or erasure,
  • Right to restriction of processing,
  • Right to withdraw my consent,
  • Right to object to processing,
  • Right to data portability in a structured, commonly used, and machine-readable format (as of 25 May 2018).

I can withdraw my consent given in this statement any time in accordance with Article 7(3) GDPR without detriment. I can send my withdrawal by e-mail to studierendenservice@tu-darmstadt.de.